หลายธุรกิจพังตอนขยาย ไม่ใช่เพราะโตไม่ดีครับ แต่เพราะ “ระบบเดิมรับไม่ไหว” พอคนมากขึ้น งานมากขึ้น ลูกค้ามากขึ้น ความผิดพลาดก็เพิ่มเป็นเงาตามตัว เจ้าของเริ่มดับไฟทั้งวัน ทีมเริ่มล้า คุณภาพเริ่มแกว่ง แล้วกำไรเริ่มรั่วแบบไม่รู้ตัว การขยายที่ไม่พังจึงไม่ใช่การเพิ่มยอดก่อน แต่คือการปรับระบบให้รองรับปริมาณ โดยที่มาตรฐานยังนิ่ง และเจ้าของไม่ต้องอยู่ทุกจุดครับ
ต้องทำให้ขั้นตอนรับงานและส่งมอบ “ชัดเหมือนกันทุกเคส” ก่อนขยาย สิ่งแรกที่ต้องนิ่งคือกระบวนการครับ รับบรีฟยังไง ขอข้อมูลอะไรบ้าง สรุปงานแบบไหน ส่งงานเมื่อไหร่ แก้งานได้กี่รอบ และปิดงานยังไง ถ้าสิ่งเหล่านี้ยังขึ้นกับคนและอารมณ์ เคสเยอะขึ้นเมื่อไหร่จะพังทันที เพราะทีมจะทำไม่เหมือนกัน ลูกค้าจะคาดหวังไม่เท่ากัน และงานจะวนกลับไปกลับมา คุณต้องทำให้มันเป็นขั้นตอนเดียวกันทุกเคส ต่อให้เปลี่ยนคนทำ งานก็ยังออกมาตรฐานเดียวครับ
แพ็กเกจและขอบเขตงานต้อง “ล็อก” ก่อน ไม่งั้นกำไรจะรั่วตอนโต
ธุรกิจที่ขยายแล้วพังมักพังที่สโคปบานครับ ตอนงานน้อยยังพอแบกได้ แต่พองานมากจะกลายเป็นหลุมดำของเวลาและกำไร ดังนั้นต้องล็อกแพ็กเกจให้ชัด 2–3 ระดับ พร้อมขอบเขต เช่น รวมอะไร ไม่รวมอะไร จำนวนรอบแก้ ระยะเวลา และค่าเร่งด่วน เมื่อขอบเขตชัด ทีมจะคุมงานง่าย ลูกค้าจะไม่ขอเพิ่มเรื่อย ๆ และคุณจะคุมกำไรได้แม้ปริมาณงานโตขึ้นครับ
ระบบติดตามงานและการสื่อสารต้องทำให้ “ไม่ต้องถามซ้ำ” ตอนขยาย ปัญหาหนักที่สุดคือการสื่อสารครับ ใครทำอะไรอยู่ งานถึงไหนแล้ว รออะไรจากลูกค้า ลูกค้าถามอะไรไว้ ทีมตอบไปหรือยัง ถ้าไม่มีระบบติดตามที่ทุกคนเห็นภาพเดียวกัน คุณจะเสียเวลาไปกับการถามซ้ำและตามงานจนงานหลักไม่เดิน ทางที่ดีคือมีบอร์ดงานหรือระบบเดียวที่เห็นสถานะชัด พร้อมรูปแบบการสื่อสารที่แน่น เช่น ตอบภายในกี่ชั่วโมง อัปเดตงานเมื่อไหร่ และใช้เทมเพลตตอบคำถามที่พบบ่อย เพื่อลดความวุ่นวายครับ
ธุรกิจที่ขยายแล้วไม่พัง ต้องปรับระบบก่อนขยายครับ โดยทำให้ขั้นตอนรับงานและส่งมอบเป็นมาตรฐานเดียวกัน ล็อกแพ็กเกจและขอบเขตงานเพื่อกันสโคปบาน และวางระบบติดตามงานกับการสื่อสารให้ไม่ต้องถามซ้ำ เมื่อ 3 อย่างนี้นิ่ง คุณจะขยายได้โดยที่คุณภาพไม่แกว่ง ทีมไม่ล้า และกำไรไม่รั่ว แล้วการโตจะเป็นเรื่องที่สบายขึ้นจริงครับ